10.01.2018

Организация интернет-голосования

Постоянно встречается ситуация, когда в доме часть собственников не проживает: квартира сдаётся или предоставлена в пользование родственникам, а собственность оформлена на другого человека, живущего в другом месте.

Чтобы избавиться от проблемы «как оповестить о собрании соседа, пока он за рубежом, и получить его решение?», мы подготовили образец документов для внесения в протокол ближайшего Общего Собрания (напомним, по закону они должны быть ежегодными).

Итак, в момент инициации собрания:
(до того, как объявлять дату, время, порядок и повестку дня)

  1. Нажать кнопку «Организация общего собрания» на сайте http://sobdoma.ru
  2. Заполнить заявление о проведении ОСС и предоставлении реестра собственников:

    В Управляющую организацию __________________________________
    от собственника помещения № ____ по адресу ____________________ _____________________________
    (ФИО, контактный телефон и емейл)

    Заявление.

    В соответствии с требованиями п.3.1 ст.45 ЖК РФ сообщаю об инициации Общего Собрания Собственников помещений в многоквартирном доме по адресу: __________________________________, находящемся в вашем управлении, и прошу предоставить в установленный законом срок актуальный Реестр Собственников помещений в многоквартирном доме, содержащий предусмотренную законом информацию (фамилия, имя, отчество (при наличии) собственника помещения в многоквартирном доме, полное наименование и основной государственный регистрационный номер юридического лица, если собственником помещения в многоквартирном доме является юридическое лицо, номер помещения в многоквартирном доме, собственником которого является физическое или юридическое лицо), а также сведения о размерах принадлежащих им долей в праве общей собственности на общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме, с соблюдением стандарта качества, соответствующего сведениям имущественного паспорта АИС СобДома.РФ.
    Электронную версию реестра собственников прошу предоставить на емейл _________________________________________
    Бумажную версию, заверенную печатью управляющей организации и подписью ответственного лица, прошу предоставить нарочно / почтовым отправлением по вышеуказанному адресу (ненужное зачеркнуть) для приобщения к протоколу Общего Собрания Собственников.

    Дата подачи заявления ____________________                                     Подпись _______________________

  3. Отправить заявление через интернет-приёмную или отнести в УО под штамп о приёмке
  4. Подождать пять рабочих дней
  5. Получить результат или отписку (если управляющая организация вам отказала или предоставила распечатку без электронной формы и проверки актуальности, сообщите об этом на abuse@sobdoma.ru, мы разберёмся).
  6. Если темы собрания чересчур актуальны и требуют быстрого вмешательства, а управляющая организация затягивает сроки, можно получить реестр досрочно, оплатив его производство по указанным в письме реквизитам,  и затем потребовать компенсации оплаты за счёт средств содержания и ремонта МКД (для этого требуется решение ОСС согласно п.3.5 ч.2 ст. 44 ЖК РФ).

Когда у вас уже есть актуальный реестр собственников:

  1. Откройте свой кабинет на сайте http://sms.sobdoma.ru с предоставленным в письме логином (обычно ваш емейл) и паролем.
  2. Откройте карточку вашего дома и ознакомьтесь с предоставленной там информацией.
  3. Если у вас уже есть контакты (мобильные телефоны, емейлы) кого-то из ваших соседей — заполните их в соответствующие строки.
    Не забудьте нажать кнопку V справа от поля, когда внесли изменения.
  4. Если в организации собрания участвует несколько людей (например, старшие по подъездам) — у каждого из них должен быть индивидуальный доступ к системе. Отправьте его соседям нажатием кнопки «Совместный доступ». Попросите их тоже заполнить информацию, которая есть на стартовом этапе. При необходимости, предусмотрено разделение реестра по подъездам.
  5. Справа от списка нажмите кнопку с кружочком. Предусмотрено несколько видов фильтрации: все собственники → только те, кого предстоит оповестить → только те, кого оповестили → те, у кого есть контактные данные → только те, по кому нет сведений.
  6. Переключитесь в режим «Нет контактов» и нажмите кнопочку с принтером.
  7. Распечатайте полученную таблицу и пройдите с ней по квартирам, собирая способы связи с собственником, указанным в таблице. Желательно (но не обязательно), чтобы люди расписались в своём поле таблицы. Потом введите полученную информацию в систему.
  8. Когда введёте все контакты, которые удалось собрать, нажмите кнопку с изображением замка справа.

Когда заполнили всех, кого смогли застать или найти:

  1. Нажмите на кнопку «Почтовое оповещение» в карточке своего дома на http://sobdoma.ru
  2. Будет выполнено формирование почтовых отправлений, которые вы сможете отправить через АИС СобДома.РФ (услуга платная) или самостоятельно визитом на Почту России.
  3. Сохраните чеки и реестр почтовых отправлений со вписанными идентификаторами заказной почты для последующего приложения к реестру.

На этапе оповещения собственников о проведении собрания:
(не позднее, чем за 10 дней до очного обсуждения, если оно у вас есть, или заочного голосования, если собрание проводится в заочной форме)

  1. Сформулируйте (проработайте с соседями и специалистами) повестку дня Общего Собрания Собственников.
    Важно! С момента оповещения повестку менять нельзя!
  2. Для организации интернет-голосования добавьте в повестку следующую формулировку:
    Выбор метода оповещения о проведении общего собрания, способа голосования, использование интернет-систем при проведении общего собрания собственников в форме заочного голосования (п.3.2 и 3.4 ч.2 ст. 44 ЖК РФ), а также способа уведомления о результатах ОСС МКД и месте хранения документации по Общим Собраниям.
  3. Если вы претендуете на компенсацию ваших расходов при проведении ОСС, добавьте следующую формулировку в повестку дня:
    Порядок финансирования расходов, связанных с созывом и организацией проведения общих собраний (п.3.5 ч.2 ст. 44 ЖК РФ).
  4. Опубликуйте текст уведомления на любом общедоступном сайте в интернете (можно использовать наш сервис или любой другой, как вам удобно)
  5. Впишите ссылку на публикацию в соответствующее поле в карточке дома на http://sobdoma.ru

На этапе формирования листов (бюллетеней) для голосования:

(включите формулировки в бюллетень или используйте образец)

Выбор метода оповещения о проведении общего собрания, способа голосования, использование интернет-системы при проведении общего собрания собственников в форме заочного голосования (п.3.2 и 3.4 ч.2 ст. 44 ЖК РФ), а также способа уведомления о результатах ОСС МКД и месте хранения документации по Общим Собраниям.

  • Использовать для заочных голосований: Систему ГИС ЖКХ , Систему СКВЕР , иную ИС ____________(можно выбрать несколько вариантов)

Определить методом оповещения: СМС-сообщение по номеру моб.тел. +7 (____) ____-___-___ 

    • Электронную почту __________, либо бумажное уведомление в почтовый ящик 
    • Установить местом хранения копий протоколов Общих Собраний ___________________

Порядок финансирования расходов, связанных с созывом и организацией проведения общих собраний (п.3.5 ч.2 ст. 44 ЖК РФ).

       Включить расходы на проведение собраний в план финансово-хозяйственной деятельности УО по МКД.

       Осуществить дополнительный сбор денежных средств, не включая стоимость проведения собрания в платёжный документ.

 

На этапе сбора голосов (письменных решений собственников):

  1. Рекомендуем включить в бюллетень как один из способов передачи решения инициаторам — почтовые ящики инициативной группы, и пометить их соответствующей наклейкой или надписью.
  2. Всем людям, голосующим удалённо, напомнить, что они могут самостоятельно распечатать и подписать решение, после чего сфотографировать или отсканировать и прислать вам цветную электронную копию, и лишь потом передавать оригинал решения в удобной форме вам или напрямую в ГЖИ региона почтой или в электронной форме (но вам они обязательно должны прислать фотографию/скан)
  3. Задействуйте все возможные способы информирования собственников о проведении собрания: повесьте плакаты в подъезде, раскидайте листовки со ссылкой на http://sobdoma.ru в почтовые ящики, повесьте уведомление в лифтах, отправьте СМС-рассылку, обсудите собрание в мессенджерах (Whats’App, Telegram, VK.com, FB.me, Skype или иные на ваш выбор), позвоните соседям и скажите, чтобы проголосовали, или задействуйте систему автодозвона.
  4. Ваша цель — чтобы информация о вашем собрании звучала чуть ли не из каждого утюга. 

На этапе формирования протокола:

Решение собственников по вопросу индивидуального оповещения о проведении собраний:

Уведомлять о проведении и результатах Общих Собраний Собственников посредством:

  • СМС-оповещений
  • Писем по электронной почте
  • Простого бумажного отправления в почтовые ящики
  • Размещения уведомлений на общедоступных местах в подъездах МКД
  • Размещения информации о собрании в АИС СобДома.РФ по адресу http://sobdoma.ru/_______ (уникальный код вашего дома)

ЗА ___________ ‰ голосов,    ПРОТИВ __________ ‰ голосов,   Воздержались ____________ ‰ голосов.

В ходе собрания поступило _____ номеров телефонов для оповещения по СМС, ______ адресов электронной почты для оповещения по e-mail, _____ запросов на индивидуальное оповещение в бумажной форме, соответствующее _____ голосов при проведении общего собрания.

Признавать результаты голосования, осуществляемые через интернет-систему СКВЕР http://sqvr.ru, действительными для правомочности принятия решений.

ЗА ___________ ‰ голосов,    ПРОТИВ __________ ‰ голосов,   Воздержались ____________ ‰ голосов.

Признавать результаты голосования с использованием Системы ГИС ЖКХ http://dom.gosuslugi.ru действительными для правомочности принятия решений (с использованием сквозного учёта и подсчёта поступающих голосов).

ЗА ___________ ‰ голосов,    ПРОТИВ __________ ‰ голосов,   Воздержались ____________ ‰ голосов.

Назначить Администратором Общих Собраний Собственников _______________________________________ (ФИО, СНИЛС, должность, номер телефона, адрес электронной почты) с предоставлением соответствующих полномочий. (это может быть любой гражданин РФ или организация, не обязательно собственник помещения в МКД).

Определить следующий порядок финансирования расходов, связанных с созывом и организацией проведения общих собраний:

За счёт средств собственников, поступающих в оплату Содержания и Ремонта Общего Имущества в многоквартирном доме, в рамках плана финансово-хозяйственной деятельности УО по многоквартирному дому, с обязательством УО включить соответствующие расходы в план на текущий и последующие годы и компенсировать Инициатору ОСС расходы, понесённые при организации ОСС, путём перерасчёта в соответствующей статье платёжного документа.

ЗА ___________ ‰ голосов,    ПРОТИВ __________ ‰ голосов,   Воздержались ____________ ‰ голосов.

За счёт дополнительных средств, собираемых с собственников помещений в многоквартирном доме (определить предельную сумму сбора _________ рублей)

ЗА ___________ ‰ голосов,    ПРОТИВ __________ ‰ голосов,   Воздержались ____________ ‰ голосов.

 

По итогу проведения собрания:

Настоятельно рекомендуем на всех этапах сверяться с положениями ст. 44-48 и ст.161.1 ЖК РФ, актуальными на момент проведения собрания (туда регулярно вносятся поправки отдельными федеральными законами), а также требованиями Приказа Минстроя РФ №937/пр от 25.12.2015.

Оригинал Протокола Общего Собрания Собственников желательно изготовить не менее, чем в трёх экземплярах, имеющих равную юридическую силу: один для хранения непосредственно у собственника, определённого решением общего собрания, второй для предоставления в Управляющую Организацию, третий для передачи в орган ГЖИ региона.

Оригиналы Решений собственников (бюллетеней для голосования) необходимо отсканировать или сделать фотофиксацию, после чего передать в Управляющую Организацию для дальнейшей передачи в орган ГЖИ региона, либо напрямую в ГЖИ. Скан-копию оригиналов решений можно направить в ГЖИ напрямую через электронную приёмную или личный кабинет собственника в ГИС ЖКХ.